Prepayment · 預收款／定金

「收到定金才出貨」在 Fusion 的正確做法——不是訂單核准，而是 Order Management 內建的 Prepayment 功能 + 履約前暫停步驟。本頁＝顧問導入用：概念 → 實際設定選項 → 客戶訪談問句。

🧩 OM 延伸主題（非 17 張工作簿之一） 🎯 顧問導入 + 客戶訪談 💵 僅限現金／支票

概念：它解決什麼、跟核准差在哪
它怎麼運作（Order-to-Cash 流程）
★ 實際設定步驟與選項
Payments 分頁的欄位與選項
能做 / 不能做（能力矩陣）
限制與前置條件
客戶訪談問句
速查：Prepayment vs Approval

1概念：它解決什麼、跟核准差在哪

Prepayment＝客戶下單時先付一部分或全部款（定金/預收款），付款確認後才往下履約；出貨後開發票沖抵定金、再請餘款。

生活比喻：像訂製家具先付訂金。店家收到訂金才下單生產/出貨，交貨時再收尾款。Fusion 把這套「收訂金→確認→才出貨→沖尾款」自動化。

用詞校正（重要）：不是「不開訂單」——訂單照樣建立並送出，而是卡在出貨/保留庫存之前，直到定金到帳清算才放行。這正好達成「沒收錢不出貨」。

面向	Sales Order Approval（核准）	Prepayment（預收款）
解決的問題	高風險訂單要人簽核	沒收到定金不出貨
判斷依據	訂單/定價屬性（金額、折扣…）	AR 收款是否到帳清算
機制	人工工作流簽核	編排流程暫停等收款
設定位置	Manage Order Approval Rules	Receivables Activity + 編排流程（非工作簿那 17 張）

2它怎麼運作（Order-to-Cash 流程）

① 建立銷售訂單、加訂單行
　↓
② 在 Payments 分頁加入一筆或多筆 Prepayment（定金）
　↓
③ 送出訂單 → OM 建立 advance、Receivables 產生 receipt（收據）
　↓
④ 保留庫存／轉出貨　〔可選：Pause for Prepayment Confirmation 卡住等清算〕
　↓
⑤ 履約／出貨
　↓
⑥ OM 把 payment set 送 Receivables → 沖抵發票、餘額再請款

關鍵選擇：第 ④ 步那個暫停步驟是可選的。加了＝「定金清算前不出貨」（嚴格）；不加＝定金照收但出貨不等清算（寬鬆）。客戶要哪種要問清楚（見 §7）。

3★ 實際設定步驟與選項

設定與維護 Setup and Maintenance ▸ 搜尋任務

步驟 1（必做）建立 Prepayment 的 Receivables Activity

任務 Manage Receivables Activities → Create
Activity Type 選 Prepayment，其餘屬性依業務設定 → Save and Close

硬限制：每個 Business Unit 只能有一筆 Activity Type=Prepayment 且 Active 的活動。沒設好會報錯「must enter a valid receipt method ID」。

步驟 2（可選）加「履約前暫停等清算」

項目	實際選項／值
編排流程	用預建的 `DOO_OrderFulfillmentGenericProcessWithPrepayment`（已內含暫停步驟）
暫停步驟	Pause for Prepayment Confirmation：在保留庫存／轉出貨前卡住，等定金清算才續跑
重試間隔	預設每天重試 1 次，可改
OM 參數	`Number of Times to Retry Pause`：評估幾次後暫時停住並提示使用者按 Recover 手動恢復

步驟 3（可選）退款處理

情境	做法
取消訂單或調降已清算(Cleared)的定金	任務 Manage Approval Limits 建立 Activity Type=`Refund` 的 Receivables Activity（Document Type＝`Credit Memo Refund`，設幣別與上下限金額）

硬限制：每個 BU 只能有一筆 Activity Type=Refund 且 Active 的活動。

步驟 4（必做）權限與資料安全

項目	內容
角色	使用者需有 Order Entry Specialist（預建）或自訂訂單角色
權限	指派 `Manage Receivables Receipt` / `Manage Receivables Activities` / `View Receivables Activities` 等給該角色
資料安全	用 Security Console 對 Business Unit 建資料安全政策；用 Manage Data Access for Users 確認角色有該 BU

4Payments 分頁的欄位與選項（建單時填）

在訂單的 Payments 分頁、Order Payments 區按 + 新增定金，欄位如下：

欄位	實際選項／規則
Type	固定 `Prepay`（不可改）
Method	Cash 或 Check 二選一（不支援信用卡/EFT/直接扣款）
Amount	金額，不可超過 Order Total Including Tax
Percentage	百分比，最多 2 位小數、上限 100%；填 Amount 會自動換算
Receipt Method	CASH 或 Check（必填）
Check Number	Method=Check 時必填，可英數
Payment Date	預設系統日；可過去/未來，但不可早於訂單日
Balance Due	＝Order Total Including Tax − 已處理定金（系統算）
Receipt Number	Receivables 處理後自動帶出

5能做 / 不能做（能力矩陣）

動作	支援	備註
部分定金	✅	可填百分比或金額
全額預收	✅	可到 100%
一張單多筆定金	✅	各自有 receipt number
調高已收金額	❌	被擋；改用「新增一筆」
調降（Confirmed 狀態）	✅	沖原 receipt、開同號新 receipt
調降（Cleared 狀態）	✅	產生 refund request，不改原筆
刪除某筆付款	❌	被擋；改「降為 0」

6限制與前置條件（進客戶前先確認）

付款方式僅現金/支票——定金若要刷卡/EFT，這套用不了，要改信用卡授權機制。
只在新版（redesigned / Redwood）Order Management 頁面可用，舊版頁不行。
收據幣別必須與訂單幣別相同；OM 不送匯率/匯率型別/匯率日給 Receivables。
付款套在訂單層級，不是逐行；退貨行不能用。
Copy Order 不會複製付款。
無法原生跳過信用檢查，需 order management extension。

7客戶訪談問句（顧問導入用）

問出客戶的定金政策，才知道怎麼設。每題右欄標它決定哪個設定。

問客戶	追問	決定
要收全額還是部分定金？比例/金額？	不同商品/客戶比例不同？	Amount / Percentage
定金收款方式是什麼？	現金、支票、還是刷卡？	關鍵：刷卡 → 內建 prepayment 用不了
要不要「定金清算確認才出貨」？	或是收了就先出貨？	是否加 Pause for Prepayment Confirmation
卡住多久沒清算要怎樣？	重試幾次？通知誰手動處理？	Number of Times to Retry Pause
要支援分次收定金嗎？	—	多筆 prepayment
取消單或調降定金後怎麼退？	誰核退款？金額上限？	Refund activity + Manage Approval Limits
哪些 BU / 訂單型別走定金流程？	退貨單不適用	套用範圍 / 編排流程指派
定金與信用檢查如何並存？	—	是否需 extension

跟 IT 要的前置：① 每個 BU 的 Prepayment Receivables Activity（限一筆）；② 走定金的訂單要指派 DOO_OrderFulfillmentGenericProcessWithPrepayment；③ 角色權限（Order Entry Specialist + Manage Receivables Receipt）與 BU 資料安全。

8速查：Prepayment vs Approval

問題	一句話
「收定金才出貨」用核准做？	不能。核准沒有「已收款」這個條件、且只在送出當下簽一次
正解	Prepayment 功能 + Pause for Prepayment Confirmation 暫停步驟
必做設定	Manage Receivables Activities（Activity Type=Prepayment，每 BU 一筆）
要嚴格卡出貨	用 DOO_OrderFulfillmentGenericProcessWithPrepayment 編排流程
付款方式	僅 Cash / Check
定金範圍	部分或全額皆可、可多筆
退款	Refund Receivables Activity（每 BU 一筆）+ Manage Approval Limits
頁面	僅新版 Redwood OM 頁面